La gestion et la sécurité des documents sont des points assez importants pour une entreprise ou une organisation plus généralement. A une époque où le numérique fait partie intégrante du quotidien, certaines solutions existent afin de faciliter ce souci d’organisation et de contrôle des documents tout au long de leur utilisation. Parmi elles, la GED est sans doute la plus efficace, la plus souple, et celle qui présente de meilleurs avantages. Ce système informatisé de gestion des documents a un mode de fonctionnement précis, qu’il serait judicieux de comprendre, afin de mieux appréhender ses enjeux.

De quoi s’agit-il précisément ?

La gestion électronique de documents est une solution dématérialisée qui a pour but d’organiser numériquement le cycle de vie des documents et données de l’entreprise, depuis leur création, leur stockage jusqu’à leur destruction éventuelle. Ces documents sont notamment ceux inhérents au quotidien de l’organisation, et concernent donc les fournisseurs, les clients, les salariés, etc.

La GED permet en effet la mise en place d’un processus efficace destiné à optimiser la gestion des documents, et implicitement l’accès à l’information au sein d’une organisation. Elle peut être à ce titre considérée comme un vecteur de performances, et plus encore lorsqu’elle est utilisée intelligemment pour en tirer un réel profit.

Quels en sont les domaines d’application ?

Il s’agit d’un système de gestion électronique qui couvre plusieurs domaines. C’est une solution dont des professionnels comme Archiveco ont fait de la fourniture, leur spécialité. Etant essentiellement orientée vers les documents, ceux-ci sont logiquement au cœur de son fonctionnement. Ainsi, la gestion numérique des documents permet la création ou la capture de trois types de support :

• les documents digitaux par nature,
• les documents papier (à scanner et à convertir en fichier numérique)
• les documents directement créés dans le logiciel GED.

En ce qui concerne les documents nativement digitaux, il est à noter la possibilité d’intégrer différents formats (email, jpeg, Excel, Word, etc.)

L’indexation

La gestion électronique des documents est utile en matière d’indexation, notamment lorsqu’il s’agit de rechercher des documents précis dans une base de donnée assez fournie. Parce que les logiciels de gestion informatisée indexent les documents, l’accès à ces derniers est facilité et accéléré. Cette indexation peut se faire à partir de métadonnées ou par taxonomie.

Le stockage

C’est l’un des nombreux avantages de la GED. Non seulement il est possible d’optimiser l’accès aux documents, mais aussi d’en stocker un nombre incalculable. C’est dire que les logiciels prévus dans ce cadre sont dotés d’une importante capacité de stockage, en plus d’être d’une grande fiabilité.

Le partage et la consultation

Ce sont également des aspects clés de ce système électronique de gestion de données.  Celui-ci permet dans un premier temps le partage, la modification et la réception de documents par différents acteurs de l’organisation. Dans un second temps, il facilite la consultation des documents à partir de différents terminaux (ordinateur, smartphone, tablette).

La sécurité, l’archivage et la destruction

Si la GED assure la traçabilité des documents, il faut préciser qu’elle veille aussi à leur sécurité et procède plus généralement à la sauvegarde des données de l’entreprise. Permettre la conservation longue durée des documents et les détruire au besoin font également partie des fonctions du système d’archivage électronique. Sur ce lien les enjeux de l’archivage numérique sont présentés en détail.

Est-ce véritablement une solution d’optimisation des performances ?

Adoptée au départ par les grandes entreprises, la gestion dématérialisée des documents suscite aujourd’hui l’intérêt des PME, conscients de son efficacité et du niveau de performance qu’elle permet d’atteindre. Indéniablement, elle augmente la compétitivité des entreprises qui en font usage, raison pour laquelle elle est autant adoptée désormais.

Les utilisateurs bénéficient alors d’un accès sécurisé et rapide à l’information sur différents types de supports. Ainsi, la GED permet la réduction à grande échelle des volumes de stockage de documents en support papier. Elle offre en outre un renforcement du contrôle des informations sensibles, et une sécurité importante à travers une maitrise des droits d’accès aux données, et une réduction des risques de perte.

Au regard des différents enjeux, les entreprises pourront augmenter leur productivité et performance, parce que désormais dotées d’un outil dématérialisé de recherche, de circulation et de partage d’informations. Et pour cause, le système est organisé de sorte à gagner réellement en temps. Conscients donc de l’importance du gain de temps dans l’atteinte des résultats et objectifs, les entreprises, peu importe leur taille trouveront en cette solution l’outil révolutionnaire pour accroitre leurs performances, et par ricochet leur chiffre d’affaire. Au-delà d’un simple logiciel, il s’agit véritablement d’une arme concurrentielle.

Quels sont les coûts matériels et humains de la GED ?

La gestion électronique des documents nécessite un investissement conséquent ; c’est un fait. Cependant, une fois mise en place (matériel, logiciel et applications périphériques, paramétrage…),  elle permet de diminuer certains coûts, notamment ceux liés à :

• l’utilisation des consommables (papiers, ancre des imprimantes…),
• l’entretien des matériels d’impression et de reproduction,
• la gestion des locaux de stockage des documents (étant une solution dématérialisée),
• la recherche de documents (caractère chronophage)
• le transport des documents pour les entreprises réparties sur plusieurs sites.

Par ailleurs, la GED mobilise peu de ressources humaines, étant donné qu’elle est essentiellement  électronique. Les échanges de données entre salariés d’une même entreprise se font en toute facilité. Ce procédé encourage fortement le travail collaboratif. Il faut préciser cependant que l’achèvement du processus de numérisation des documents papier existants peut durer plus d’une année dans les grandes organisations et le travail est souvent sous-traité. Pour en savoir plus sur ce système de gestion des documents, rendez-vous sur cette page.